La plupart des indépendants facturent depuis un tableur, et pendant un temps cela marche. Puis un client demande une copie de la facture 14, et il y en a deux. Ou un comptable demande pourquoi les numéros sautent de 21 à 23. Le tableur n'a rien fait de mal — il n'a simplement jamais su qu'il tenait un registre.
La numérotation n'est pas de la décoration
Un numéro de facture a une seule fonction : être unique, et suivre celui d'avant. Un trou pose la question « qu'est devenue la 22 », un doublon en pose une pire. Ni l'un ni l'autre n'est une catastrophe en soi ; les deux vous coûtent un après-midi d'explications au moment où vous avez le moins envie d'en donner.
Devis et factures se comptent séparément, parce que ce sont des documents différents avec des vies différentes. Un devis jamais accepté ne laisse aucun trou dans vos factures.
Une facture erronée ne se supprime pas
C'est là qu'un tableur vous égare en silence : corriger une erreur en modifiant le fichier. En Suisse, le Code des obligations (art. 958f) demande qu'un document émis reste lisible tel qu'il a été émis. La correction est une note de crédit — un second document qui annule le premier, en tout ou en partie, et laisse les deux visibles.
Hors de Suisse la formulation change, le principe rarement : une écriture comptable qu'on peut réécrire en silence n'est pas une écriture.
La QR-facture suisse
Depuis octobre 2022, les anciens bulletins de versement orange et rouges ne sont plus acceptés ; la QR-facture les a remplacés. En pratique, c'est un bloc en dernière page de votre facture, qui porte votre IBAN, le montant et une référence. Votre client le scanne avec son application bancaire et tout se remplit.
Ce que vous y gagnez n'est pas l'élégance. C'est que le paiement arrive avec sa référence, donc que vous savez quelle facture il solde — et que personne ne recopie un IBAN à la main.
Et si vous n'êtes pas en Suisse
La QR-facture est la seule partie proprement suisse. Le reste — vos coordonnées d'émetteur, la numérotation séquentielle, les corrections par note de crédit, la TVA quand elle s'applique — relève de la discipline comptable ordinaire, partout. Un outil de facturation qui ne marche que dans un pays n'est pas un outil, c'est un formulaire.
C'est ce que fait le module de facturation — un add-on à 9 CHF par mois, qui vaut la peine d'être activé le jour où vous facturez encore depuis un tableur. Si vous avez déjà un logiciel de comptabilité qui vous convient, gardez-le.
